Văn phòng hỗn hợp là gì? Nguyên tắc thiết kế đúng tiêu chuẩn

Văn phòng hỗn hợp là gì? Đây là mô hình văn phòng kết hợp đóng – mở được nhiều công ty vừa và nhỏ ưa chuộng sử dụng, tối ưu tiện ích và khai thác triệt để công năng sử dụng. 

Song song với mô hình văn phòng đóng truyền thống hay mô hình văn phòng mở hiện đại, văn phòng hỗn hợp đang trở thành xu thế thiết kế văn phòng mới mẻ được nhiều doanh nghiệp toàn thế giới ưa chuộng. Xu hướng này đang ngày càng mở rộng và được xem là mẫu mô hình làm việc có thể tối ưu được những tiện ích từ mô hình văn phòng đóng mở kết hợp. Nắm rõ những nguyên tắc thiết kế sẽ giúp doanh nghiệp có sự cân nhắc phù hợp nhất. 

Văn phòng hỗn hợp là gì? Được thiết kế như thế nào?

Văn phòng hỗn hợp được các nhà thiết kế xem là giải pháp đóng trong không gian mở vô cùng tiện lợi. Đây là cách thiết kế văn phòng làm việc kết hợp hài hòa giữa văn phòng đóng và văn phòng mở: Trong mở có đóng, trong đóng có mở. Từng khu vực được tính toán kỹ lưỡng, vừa có không gian làm việc chung thoáng đãng, lại cũng có những khu vực làm việc riêng tư đáp ứng tốt nhất cho quá trình làm việc của các phòng ban. 

Văn phòng hỗn hợp rất linh hoạt trong thiết kế. Thông thường, khu vực tiền sảnh sẽ được tận dụng để thiết kế khu vực mở. Phía sâu hơn sẽ được chia nhỏ thành từng phòng ban riêng biệt.

Không gian đóng thường gồm các khu vực: Phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng chăm sóc khách hàng, phòng họp. Còn không gian mở bên ngoài có thể gồm các bộ phận như phòng truyền thông, phòng kinh doanh offline… Có thể tạo nên một khu làm việc chung hoặc cũng có thể phân chia từng bộ phận phòng ban với cây xanh, tấm vách ngăn thấp. Văn phòng hỗn hợp vừa đảm bảo tính riêng tư cho những vị trí công việc đặc thù, lại vừa có không gian chung thân thiện môi trường, đảm bảo tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên. 

Lợi ích của văn phòng hỗn hợp

Văn phòng hỗn hợp có giúp tăng hiệu quả làm việc và giao tiếp không? 

Không gian văn phòng hỗn hợp giúp quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Thông qua mô hình này, nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin qua lại, không mất nhiều thời gian di chuyển. Hiệu quả công việc cũng được cải thiện đáng kể.

Hơn nữa, các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, bộ phận thì văn phòng hỗn hợp là lựa chọn lý tưởng. Nó sẽ giúp nhân viên có không gian làm việc mở, thúc đẩy hiệu quả làm việc, giao tiếp lẫn nhau. 

Lợi ích của văn phòng hỗn hợp đối với doanh nghiệp là gì?

Mô hình hỗn hợp có sự kết hợp hài hòa giữa không gian đóng và không gian mở. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được diện tích sử dụng. Nó cũng giúp tiết kiệm chi phí xây dựng đáng kể nếu biết cách quy hoạch phù hợp.

Không gian đóng của văn phòng dành cho các phòng ban có tính bảo mật cao, đảm bảo hiệu suất làm việc và lưu trữ tài liệu. Trong khi đó, khu vực mở giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin, kết nối tương tác. Mô hình hỗn hợp cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh, mở rộng quy mô nhân sự. 

Vì sao xây dựng văn phòng hỗn hợp có lợi cho sự sáng tạo và hợp tác của nhân viên?

Nếu mô hình văn phòng đóng hạn chế sự hợp tác của nhân viên thì mô hình hỗn hợp lại giải quyết hiệu quả nhược điểm này. Với mô hình này, nhân viên có nhiều cơ hội trao đổi trò chuyện tương tác với nhau. Từ đó, hiệu quả hợp tác trong công việc cũng tăng lên. Công việc được giải quyết hiệu quả và văn hóa doanh nghiệp cũng sẽ ngày càng cải thiện.

Hơn nữa, với thiết kế mở, nhân viên có không gian làm việc sáng tạo, tinh thần thoải mái hơn, có thể triển khai được nhiều ý tưởng tốt hơn cho công việc. Đây chính là ưu điểm của văn phòng mở và ưu điểm này được kế thừa ở mô hình hỗn hợp. So với thiết kế đóng hoàn toàn hay mở hoàn toàn, rõ ràng mô hình này tối ưu hơn rất nhiều. 

Nhược điểm của mô hình văn phòng hỗn hợp là gì?

• Với nhân viên: Thỉnh thoảng sẽ khiến nhân viên lơ là công việc. Người bên ngoài có xu hướng quan tâm những người bên trong và ngược lại. Từ đó vô hình khiến năng suất công việc giảm đi.
• Với doanh nghiệp: Sự xuất hiện các vách ngăn giữa các bộ phận và thiết kế đóng mở kết hợp khiến việc giám sát, quản lý nhân viên khó khăn hơn. 

Văn phòng hỗn hợp đòi hỏi những thay đổi gì từ nhân viên và quản lý

Để văn phòng hỗn hợp phát huy hiệu quả, cả quản lý và nhân viên đều cần có sự thay đổi:

• Với nhân viên: Nâng cao ý thức làm việc, tự giác hơn trong công việc. Tùy vào vị trí công việc, nhân viên có thể được sắp đặt làm việc trong không gian đóng hoặc mở. Tuyệt đối không nên ganh tỵ với phía còn lại, chú trọng vào hiệu suất công việc được giao.
• Với quản lý: Cung cấp cho nhân viên quyền tự chủ riêng với công việc của họ. Giám sát và đánh giá kết quả thay vì quá trình. Ở không gian mở hay đóng cũng cần phân chia hợp lý, bố trí chỗ ngồi linh hoạt giúp nhân viên có được môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu nhất. 

Những điều cần biết để thiết kế văn phòng hỗn hợp hiệu quả

Hiểu được những đặc trưng và ưu nhược điểm của mô hình làm việc hỗn hợp, doanh nghiệp cũng sẽ thuận tiện hơn trong quá trình thiết kế, triển khai xây dựng. Trong đó, có những vấn đề quan trọng nhất cần lưu ý là:

Khi nào nên áp dụng mô hình văn phòng hỗn hợp?

Gần như bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai được mô hình hỗn hợp. Điều quan trọng là doanh nghiệp muốn đảm bảo sự ổn định, tính bảo mật và truyền thống của không gian đóng kín, nhưng vẫn muốn có một không gian làm việc hiện đại, năng động, thoáng đãng, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Việc bố trí khu vực đóng và mở thế nào tùy thuộc vào số lượng phòng ban cần không gian đóng, số lượng phòng ban cần không gian mở. Từ đó doanh nghiệp sẽ triển khai phân chia từng khu vực cũng như lắp đặt các vách ngăn phù hợp. 

Chi phí xây văn phòng hỗn hợp cao hay thấp?

Chi phí xây dựng văn phòng hỗn hợp khá cao. Vì doanh nghiệp phải đầu tư cho cả không gian đóng và mở. Ngoài nội thất, trang thiết bị, cần có cây xanh trang trí và nhiều vấn đề phát sinh khác. Tuy nhiên, thông qua một thiết kế thông minh, linh hoạt, doanh nghiệp cũng có thể tối ưu được chi phí xây dựng. Lựa chọn đồ nội thất phù hợp cũng giúp tiết kiệm chi phí và giảm thiểu chi phí bảo dưỡng, duy trì. 

Văn phòng hỗn hợp có diện tích tối thiểu bao nhiêu?

Vì cần có diện tích để bố trí không gian đóng và mở nên yêu cầu diện tích văn phòng hỗn hợp cũng sẽ cao hơn so với mẫu văn phòng đóng hoặc mở hoàn toàn. Diện tích tối thiểu sẽ được tính trên số lượng nhân viên tương ứng cho từng không gian. Với không gian đóng, lý tưởng nhất là 5-10m2/ nhân viên. Còn với không gian mở, có thể tính toán ở mức 3-4m2/nhân viên.

Ví dụ, công ty có tổng 40 nhân viên, dự kiến mở rộng đến 60 nhân viên và doanh nghiệp muốn xây dựng văn phòng đủ lớn cho cả giai đoạn mở rộng. Có 4 phòng ban cần không gian đóng, tổng có 20 nhân viên. Như vậy, cần tối thiểu 100m2 cho không gian đóng. Với không gian mở, 40 nhân viên sẽ cần tối thiểu 120m2 để có thể đảm bảo được không gian làm việc thoáng đãng, thoải mái. Như vậy, tổng diện tích văn phòng tối thiểu phải đạt là 220m2. 

Gợi ý một số mẫu văn phòng hỗn hợp đẹp, hiện đại, hiệu quả

Có rất nhiều ý tưởng để thiết kế văn phòng hỗn hợp đẹp, tiện nghi, đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của nhân viên. Các doanh nghiệp nên ưu tiên nội thất hiện đại, đa dụng, bố trí không gian và phân chia khu vực hợp lý để môi trường làm việc thông thoáng nhất có thể. Điều này không chỉ có ý nghĩa trong việc tạo nên một văn phòng chất lượng mà còn giúp giảm thiểu chi phí xây dựng, bảo trì sau này.

KienVangCompany | Uy Tín – Chất Lượng – Tận Tâm

Người phục vụ chuyển nhà, văn phòng tận tâm
KienVangCompany là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển với kinh nghiệm đã gần 10 năm . Phương châm “Kiến vàng uy tín, chất lượng quý hơn vàng”.